Un WinBooks gratuit existe, mais il se limite à un programme de facturation « light » proposé aux clients d’une fiduciaire, et non à la comptabilité complète. L’éditeur, Exact WinBooks, réserve par ailleurs une gratuité à l’enseignement et aux stagiaires de l’ITAA. Cet article détaille ce que couvre cette offre, ce qui reste payant, la situation des étudiants et le moment où un abonnement devient utile.
WinBooks gratuit : de quelle offre parle-t-on
La gamme de l’éditeur se répartit en trois familles : la comptabilité, la gestion commerciale et la digitalisation. Aucune de ces familles n’est offerte à tout le monde : la seule gratuité annoncée sur la page de l’éditeur concerne l’enseignement de la comptabilité.
La facturation gratuite, elle, passe par la plateforme WinBooks Connect, où le client d’une fiduciaire dépose et partage ses documents. Pour le détail du logiciel de comptabilité lui-même, la présentation complète de WinBooks Accounting décrit ses modules.
Ce que permet la facturation gratuite de WinBooks Connect
La documentation de l’éditeur indique que le client de la fiduciaire dispose gratuitement d’un programme de facturation « light ». Les factures encodées partent par email vers les destinataires et sont déposées automatiquement sur WinBooks Connect, où le comptable les retrouve sans ressaisie.
La même documentation ne chiffre aucun plafond de factures et renvoie aux conditions publiées sur le site winbooks.be. Des revendeurs évoquent un quota mensuel, mais leurs chiffres divergent d’une page à l’autre : seule la source de l’éditeur fait foi.
Le circuit est court : le client saisit sa facture, le destinataire la reçoit par email, et la fiduciaire dispose du document sur la plateforme. Cette chaîne évite les envois de pièces par courrier ou les photos de factures transmises au comptable en fin de mois.
Ce programme sert à émettre des factures, pas à encaisser au comptoir. Un commerçant qui vend en boutique doit plutôt comparer le choix entre caisse enregistreuse et logiciel de caisse.
Ce qui reste payant dans WinBooks
Tout ce qui dépasse l’envoi de factures relève des versions payantes : la comptabilité générale, la gestion commerciale et les outils de digitalisation. L’éditeur ne publie aucun prix sur sa page : il propose un formulaire de contact, une brochure à télécharger et une ligne téléphonique, ce qui laisse penser à des tarifs établis sur demande.
Les fonctions de WinBooks Connect (tableau de bord d’analyse, messagerie, échéancier de tâches, gestion des paiements fournisseurs) ne sont pas présentées avec leur régime tarifaire. Avant de s’appuyer sur l’une d’elles, mieux vaut demander ce qu’inclut l’offre gratuite. Pour piloter ces coûts dans la durée, le suivi financier de son entreprise aide à budgéter l’abonnement.
WinBooks gratuit pour les étudiants et les stagiaires
L’éditeur propose toute sa gamme gratuitement aux établissements qui enseignent la comptabilité ou la gestion. Un étudiant y accède donc par son école, qui obtient la licence, plutôt que par une démarche individuelle.
Les stagiaires de l’ITAA bénéficient d’une offre distincte :
- elle porte sur la version fiduciaire et sur la comptabilité générale uniquement, sans les autres modules payants ;
- la licence est nominative et ne peut pas être installée chez les clients du stagiaire ;
- elle court dès l’octroi de la qualité de stagiaire et s’arrête au plus tard à la fin du trimestre qui suit la fin du stage.
Pour en bénéficier, il faut écrire à [email protected] ou téléphoner à l’éditeur au +32 2 711 15 11.
Pour les stagiaires, l’enjeu est de ne pas confondre l’offre avec une licence commerciale : elle sert à se former et à travailler sur son activité personnelle, pas à gérer la comptabilité de clients.
Télécharger WinBooks gratuit : les précautions
Un logiciel de comptabilité manipule des données sensibles : clients, fournisseurs, soldes bancaires. Il s’obtient donc auprès de l’éditeur ou d’un revendeur agréé, jamais sur un site de téléchargement tiers.
Une copie « gratuite » trouvée ailleurs n’a pas de licence valable, ne reçoit aucune mise à jour et peut contenir du code malveillant. La facturation électronique par Peppol, incluse dans chaque version selon l’éditeur, ne fonctionne de toute façon qu’avec un logiciel authentique et à jour.
Quand passer à une offre payante
Le programme gratuit suffit tant que l’activité se limite à émettre quelques factures transmises à un comptable. Plusieurs situations justifient de passer à une version payante :
- vous tenez vous-même la comptabilité et devez encoder achats et ventes ;
- vous préparez vos déclarations de TVA sans passer par la fiduciaire ;
- vous avez besoin de gestion commerciale, de stock ou d’outils de suivi de trésorerie.
Une petite entreprise qui structure sa gestion financière atteint souvent ce seuil dès que le volume d’écritures dépasse ce qu’un comptable saisit à sa place.
Avant de signer, demandez un devis écrit détaillant les modules inclus et la durée d’engagement. La page de l’éditeur ne publie pas de prix : le montant ne se connaît qu’après ce contact.
